Secretaria da Fazenda inicia trabalho pioneiro de gestão eletrônica de acervo de documentos


Publicado em 18/09/2019 as 13:25

A Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) deu início ao projeto de gestão eletrônica de documentos a partir da criação de um sistema que permita a catalogação, busca simplificada e gerenciamento do acervo documental da secretaria. Esse projeto é pioneiro na digitalização dos processos da Secretaria da Fazenda e poderá ser levado a outras secretarias e órgãos da administração pública. Na prática, o objetivo é a redução do custo com a utilização de papel, eliminação de riscos de extravio ou perda por desgaste de documentos e maior segurança no sigilo das informações pessoais do servidor, entre outros benefícios.

A fase inicial, que é a de digitalização, envolve os processos de tipificação, organização e limpeza dos documentos. Esse trabalho será executado em parceria com a Universidade Tiradentes. Na sequência,será a criada a ferramenta de processamento e análise do conteúdo, elaboração do sistema de armazenamento e desenvolvimento da interface de acesso do usuário.

O superintendente de Administração e Finanças da Sefaz, Tarcísio Valois Galvão, explica que o primeiro passo para o projeto está sendo o trabalho de digitalização de toda a documentação existente na Gerência Geral de Desenvolvimento de Pessoas da Sefaz. “Escolhemos o setor de recursos humanos por ser um setor que tem um arquivo muito grande de papeis e a dificuldade de acesso a esses documentos. Há uma preocupação com a conservação desses documentos, pois eles são essenciais para a vida funcional do servidor da Sefaz”, explica.

Para a criação de um banco de dados digital dos servidores da secretaria, será necessário digitalizar aproximadamente 920 pastas de documentos, com um volume incalculável de folhas de papel. “Os ganhos administrativos e ambientais com a redução do uso do papel serão enormes”, complementa o superintendente.

 

Da ASN